1.1檔案管理現狀 

國家及企事業(yè)單位的各種信息檔案資料數量逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，紙質信息存儲出現迅速膨脹；而傳統(tǒng)的檔案管理方式與技術手段所導致的問題也是日益明顯，從而致使我國檔案行業(yè)的信息化管理已經不能滿足實際需要，其主要體現在以下幾個方面：

(1)檔案工作流程繁瑣低效、整理時間冗長。檔案的管理工作均采用傳統(tǒng)的手工處理方式完成，工作既繁瑣效率又低下。

(2)檔案存放次序較易被打亂。由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。 

(3)檔案核查、查閱耗時長。隨著檔案規(guī)模與種類數量越來越龐大，要查找、核查清理某一檔案時，需要將所有的檔案篩選一遍。

(4)檔案的安全保障能力弱，無法有效保障檔案的安全，防止檔案被惡意盜損壞。

(5)檔案信息化程度低。傳統(tǒng)的管理無法實現檔案管理的信息化；手工記錄方式很難對檔案利用情況進行及時準確的統(tǒng)計。

(6)檔案盤點效率低。由于檔案數量眾多，要對所有檔案進行盤點，其工作量難以想象，那將是一項十分龐大的工程。

鑒于目前檔案管理存在的種種現狀，檔案管理的技術升級與改造迫在眉睫。作為新一代物料跟蹤與信息識別的RFID（無線射頻識別技術）技術的快速發(fā)展給檔案管理的信息化、自動化帶來更多的便捷性，具有其他技術方式無可比擬的優(yōu)越性。促進傳統(tǒng)觀念的轉變、提高現代化檔案管理意識，在形成新型的檔案保管和利用等方面均產生了強勁的推動作用。

 

1.2系統(tǒng)建設目標 

目標是實現檔案資料管理的智能化、信息化。按照檔案資料日常的存儲、查詢、借閱、歸還、防盜等具體業(yè)務，對檔案流通進行動態(tài)的管理，系統(tǒng)通過RFID標簽作為信息載體，對每個檔案流通的每個環(huán)節(jié)進行數據采集和監(jiān)控，實現檔案業(yè)務辦理的自動化，從而取代傳統(tǒng)的工作流程。提高檔案管理整體的業(yè)務管理能力、減少差錯率,實現數據共享、提高對檔案管理的效率、簡化了管理流程、降低了人員的勞動強度，為檔案管理提供了更為便捷、更為有效的管理模式，提高服務水平，提升管理的綜合實力。于此同時充分體現了行業(yè)界的技術優(yōu)勢，與國際化檔案智能化管理接軌。

 

2、系統(tǒng)特色 

 

2.1先進的RFID技術 

本系統(tǒng)采用當前最先進的RFID技術進行構建。RFID具有讀取方便快捷、識別速度快、穿透性強、數據容量大、使用壽命長、安全性高等眾多優(yōu)點，是物聯網行業(yè)的核心技術，是物聯網行業(yè)未來的發(fā)展方向和趨勢。

 

2.2組件式軟件系統(tǒng) 

軟件系統(tǒng)架構采用模塊化組件式結構進行搭建，提高系統(tǒng)的可擴展性和可剪裁性。可以提供高彈性的業(yè)務擴充需求和精簡的業(yè)務需求。提高軟件系統(tǒng)的應用范圍，同時滿足大小客戶的不同應用需求。

 

2.3系統(tǒng)級聯部署 

系統(tǒng)使用獨立的目錄服務器，根據該服務器的數據，可以把各自獨立的檔案系統(tǒng)進行組合級聯，形成一套國家級的檔案系統(tǒng)。實現整個系統(tǒng)內數據和檔案的一體化查詢。

 

2.4高安全檔案管理 

本系統(tǒng)提供高安全的檔案管理。在系統(tǒng)中綜合運用高級門禁系統(tǒng)（多卡開門模式、N+1卡模式等）、視頻監(jiān)控聯動、環(huán)境監(jiān)控、紅外區(qū)域防護技術以及先進的RFID技術實現對檔案的保存和存取的多重防護，確保檔案的存儲和進出安全。對于更高安全級別的檔案可以設置機密庫房，實現更高的訪問安全控制。

 

2.5精準的定位檢索 

在先進的RFID技術基礎上，配合先進的軟件系統(tǒng)算法和硬件部署，可以支持對檔案的多種檢索，并實現快速精準的定位。從而實現高效的檔案檢索、存取，提高檔案的可管理性，提高工作效率。

 

2.6高效的檔案存取 

在精確的檔案定位基礎上，基于RFID的技術優(yōu)勢（高識別速度、穿透性識別等），可以實現批量檔案的存取。在進出檔案庫時，實現堆垛掃描，極大的提高檔案的存取效率。

 

2.7檔案生命周期管理 

很多檔案都具有一定的保存期限（如代管業(yè)務檔案），本系統(tǒng)支持對檔案的生命周期的管理，可以記錄檔案的保存起止時間并及時提醒到期的檔案，釋放檔案存儲空間。

 

2.8一體化聯動 

本系統(tǒng)支持門禁、視頻監(jiān)控、環(huán)境監(jiān)控、周邊防護、LED公告顯示等系統(tǒng)的一體化聯動，從而使得這些獨立的系統(tǒng)互相配合工作，實現最大化的功能應用。提供對整個檔案館安防、環(huán)境監(jiān)控、信息公示等的一體化解決方案。

 

2.9信息公示 

通過在檔案查閱大廳設置LED公告顯示屏，顯示檔案查詢者所查詢的檔案當前所處的狀態(tài)、檢索進度等信息，方便檔案查詢者了解查詢情況，提高查詢者滿意度。通過在檔案庫設置小型LED顯示屏，顯示庫存、庫房訪問者、環(huán)境等信息，提高檔案庫的可管理性。